Электронный документооборот (КЭДО) давно перестал быть просто «удобной альтернативой бумаге» — сегодня это обязательное условие для многих компаний и мощный инструмент для HR. Разберём, что такое КЭДО, какие преимущества он дает HR-отделу, в каких случаях без него не обойтись и как подготовиться к внедрению.
Что такое КЭДО и как он работает в HR?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровая платформа для создания, подписания, хранения и обмена документами внутри компании.
Какие HR-документы можно перевести в КЭДО?
- Трудовые договоры и допсоглашения
- Приказы (о приеме, увольнении, отпусках, командировках)
- Кадровые отчеты и формы (личные карточки, штатное расписание)
- Больничные листы (ЭЛН) и справки
- Внутренние регламенты и инструкции
5 ключевых преимуществ КЭДО для HR
1. Ускорение процессов в 3–5 раз
- Больше не нужно ждать «живых» подписей руководителей — всё согласуется онлайн.
- Новый сотрудник может подписать договор удалённо до первого рабочего дня.
2. Снижение количества ошибок и потерь документов
- Все версии документов хранятся в системе (никаких "потерянных" приказов).
- Автоматические напоминания о сроке действия договоров (например, срочных трудовых).
3. Экономия до 70% времени на рутинные операции
- Шаблоны документов заполняются автоматически (например, приказы на отпуск).
- Интеграция с бухгалтерией (данные из приказов сразу попадают в 1С).
4. Поддержка удаленной работы
- Сотрудники могут подписывать документы из любой точки мира.
- HR-специалисты работают с документами без привязки к офису.
5. Соответствие закону и избежание штрафов
- С 2023 года электронные трудовые договоры (ЭТД) стали обязательными для удаленных работников.
- С 2024 года ФНС активно штрафует за отсутствие электронных счетов-фактур (для HR это важно при оформлении подрядчиков).
Когда компании нельзя без КЭДО?
✅ Вы нанимаете удалённых сотрудников — по закону их трудовые договоры должны быть электронными.
✅ Компания работает с госструктурами — например, участвует в закупках по 44-ФЗ.
✅ Штат более 50 человек — ручное управление документами становится неэффективным.
✅ Есть филиалы в разных городах — КЭДО упрощает согласование документов между офисами.
Пример:
Компания с 200 сотрудниками тратила 20 часов в неделю на подготовку и согласование кадровых документов. После внедрения КЭДО время сократилось до 5 часов.
Как подготовиться к внедрению КЭДО: 6 шагов для HR
- Шаг 1. Определите, какие процессы автоматизировать в первую очередь
Начните с массовых операций: приёма/увольнения, отпусков, больничных.
- Шаг 2. Выберите систему
На рынке представлено множество решений, основные критерии выбора:
Масштабируемость
Подходит ли система под размер компании
Юридическая значимость
Поддержка ЭП (электронной подписи)
Интеграции
Совместимость с 1С, CRM, почтой
Удобство
Интуитивный интерфейс для сотрудников
Стоимость
Лицензия, облачный или коробочный вариант
- Шаг 3. Настройте электронную подпись (ЭП)
Руководитель и HR-директор должны иметь квалифицированную ЭП.
- Шаг 4. Создайте шаблоны документов
Заранее подготовьте формы приказов, договоров и других часто используемых документов.
- Шаг 5. Проведите обучение сотрудников
Организуйте инструктаж для HR-отдела и руководителей.
- Шаг 6. Запустите пилотный проект
Протестируйте систему на одном процессе (например, приёме на работу).
Вывод: КЭДО — это не будущее, а настоящее HR
Если ваш HR-отдел до сих пор работает с бумажными документами, вы:
❌ Теряете время на рутину
❌ Рискуете получить штраф за несоблюдение закона
❌ Усложняете жизнь себе и сотрудникам
Внедрение КЭДО занимает 1–2 месяца, но окупается уже в первые полгода за счёт экономии времени и снижения ошибок. Начните с малого — автоматизируйте самые рутинные процессы, и вы сразу увидите результат!
Совет: Если нет ресурсов на полноценное внедрение, начните с облачных решений — они требуют минимальных затрат на старте.
