Шаблоны писем для рекрутеров, которые работают: от первого контакта до оффера

Нравится нам это или нет, но письма — неотъемлемая часть рекрутинга. Особенно в ситуации, когда топ-специалистов нужно не просто найти, а заинтересовать. И тут важно помнить: одно плохо составленное письмо может навсегда закрыть дверь к идеальному кандидату.

Эффективные письма — это не про канцеляризмы, не про «нашего клиента зовут компания N» и не про попытки запихнуть полжизни в тему письма. Это про уважение, персонализацию и ясную коммуникацию. И мы собрали 12 шаблонов, которые помогут вам:

• звучать как человек, а не как робот;
• избегать спама и раздражающих клише;
• получать больше ответов;
• сократить время на найм без потери качества общения.

Если вы устали от сухих шаблонов и хотите, чтобы ваши письма действительно работали — эта статья для вас.

Холодное письмо — штука тонкая. Особенно если вы действительно хотите ответа, а не очередного игнора. Поэтому — не ленитесь изучить профиль кандидата. Найдите 2–3 конкретных факта, на которых можно построить контакт.

Что включить:

• где вы нашли кандидата;
• что именно вас зацепило в его опыте;
• кто вы и зачем пишете;
• призыв к действию;
• удобная подпись с контактами и ссылкой на вакансию.

Пример №1:

Тема: [Имя], ваша работа в [компания] — очень впечатлила. Есть предложение!

Привет, [Имя],

Я наткнулась на ваш профиль на LinkedIn — особенно заинтересовал ваш опыт в [проект/технология], который вы реализовали в [компания].

Пример №2:

Я — [Имя], рекрутер в [название компании]. Мы ищем человека с похожим бэкграундом на позицию [название позиции], и, судя по вашему опыту, это может быть очень интересный матч.

Если вам любопытно, вот подробности: [ссылка на вакансию].

Буду рада пообщаться в любое удобное время — по Zoom, телефону или даже за кофе.

Спасибо,
[Имя],
[Телефон]
[Email]

Если вам повезло, и кандидат пришёл по рекомендации — используйте этот шанс правильно. Не превращайте его в бездушный скрипт.

Главное:

• упомянуть рекомендателя (и в теме письма, и в тексте);
• сделать переход от доверия к интересу;
• не перегружать деталями — пусть кандидат сам решит, заинтересован ли он.

Пример:

Тема: [Имя рекомендателя] посоветовал связаться с вами по поводу интересной роли

Привет, [Имя],

[Имя рекомендателя] из нашей команды порекомендовал вас как сильного специалиста в [направление]. Мы работаем вместе в [компания], и он часто говорит, насколько вы круто проявили себя в [проект/задача].

У нас сейчас открыта вакансия [позиция], и ваш профиль отлично вписывается в неё. Вот краткое описание: [ссылка].

Если вам будет интересно, буду рад(а) созвониться или пообщаться любым удобным способом.

Спасибо,
[Имя],
[Телефон]
[Email]

Да, писать повторно — это окей. Но не более 1–2 раз. Иначе — в папку «Спам».

Суть фоллоу-апа:

• вежливо напомнить о себе;
• кратко повторить, чем вы заинтересованы;
• дать легкий call-to-action.

Пример:

Привет, [Имя],

Писал(а) вам пару дней назад по поводу открытой позиции [ссылка]. Понимаю, вы могли быть заняты.

Ваш опыт в [технология/проект] по-прежнему кажется нам очень ценным.

Буду признателен(льна), если дадите знать, интересно ли вам предложение. Если нет — это тоже абсолютно окей.

Спасибо!

Ура! Это тот момент, когда важно не затянуть и двигаться к следующему шагу.

Формула ответа:

• поблагодарить за интерес;
• предложить формат и время для общения.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо, что откликнулись!

Буду рад(а) рассказать подробнее. Вам удобнее созвониться или пообщаться письменно? Могу подстроиться под ваш график.

Хорошего дня, [Имя]

Это не конец. Это возможность сохранить хорошее впечатление — и, возможно, получить рекомендацию.

Что важно:

• поблагодарить за честность;
• деликатно спросить, может ли кандидат кого-то порекомендовать;
• упомянуть, что вы открыты к будущему взаимодействию.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо, что нашли время ответить!

Жаль, что сейчас не совпали интересы. Если вдруг на горизонте появится кто-то из ваших знакомых, кому было бы интересно — буду признателен за рекомендацию. Вот описание роли: [ссылка].

Удачи во всех проектах!

Не стоит оставлять кандидатов в неизвестности. Даже если вы не можете сразу дать решение — дайте сигнал, что их резюме не затерялось.

Формула:

• благодарность за отклик;
• подтверждение получения;
• информация о следующих шагах.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо за отклик на вакансию [позиция]. Мы получили ваше резюме и начали его рассматривать.

Планируем дать фидбек до [дата]. Если появятся вопросы — пишите, буду рад(а) помочь.

С уважением, [Имя]

[Ссылка на карьерную страницу]

Писать отказы — не самая приятная часть работы, но именно она формирует отношение к вашему бренду.

Ключевые моменты:

• быть честным, но деликатным;
• оставить мостик на будущее;
• дать ссылку на карьерную страницу.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо за интерес к [название компании] и ваше время.

К сожалению, мы выбрали другого кандидата на эту роль. Но ваш опыт действительно впечатлил нас, и мы будем рады видеть вас среди кандидатов на будущие роли. Подписывайтесь на наши вакансии тут: [ссылка].

Удачи вам!

Быстрый и понятный call-to-action — залог согласия на звонок.

Структура:

• напомнить о вакансии;
• предложить 2–3 варианта времени;
• обозначить дедлайн ответа.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо за отклик на позицию [позиция] в [компания]. Хотел(а) бы немного пообщаться, чтобы узнать вас поближе.

Удобно ли вам поговорить [дата и время] или [альтернативное время]? Дайте знать до [дата].

С нетерпением жду, [Имя]

Если вы уже пообщались голосом, оставьте кандидату достойный фидбек.

Как оформить:

• поблагодарить за диалог;
• сказать, что пока не совпали;
• предложить фидбек и оставить контакты.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо за ваше время и интерес к нашей вакансии.

Пока что мы приняли решение двигаться с другим кандидатом. Но ваш подход к делу и профессионализм действительно заслуживают уважения.

Если хотите, могу поделиться обратной связью. Также буду рад(а), если вы оставите отзыв о нашем процессе: [ссылка].

С уважением, [Имя]

Хорошее приглашение — это не просто «приходите», это забота и внимание к деталям.

Включите:

• комплимент;
• предложение времени;
• план интервью;
• как добраться.

Пример:

Привет, [Имя],

Было очень приятно ознакомиться с вашим резюме. Хотели бы пригласить вас на интервью в наш офис.

Вам будет удобно в [дата] или [дата]? Интервью займет около [время].

Вот краткий план встречи: [ссылка]. Мы находимся по адресу [адрес]. Ближайшее метро — [станция], парковка доступна.

Жду вашего ответа!

Вы уже провели встречу, значит, нельзя ограничиться формальной фразой «не подошли».

Что написать:

• поблагодарить за встречу;
• указать, что понравилось;
• уточнить, что не срослось (мягко);
• оставить возможность вернуться позже.

Пример:

Привет, [Имя],

Спасибо, что нашли время и приехали к нам. Ваш опыт действительно произвел впечатление, особенно [упомяните сильную сторону].

К сожалению, на текущую роль мы выбрали другого кандидата. Но будем рады снова встретиться с вами в будущем.

Если хотите — готов(а) дать обратную связь. И вот ссылка на наш job board: [ссылка].

Спасибо еще раз, [Имя]

Здесь важно всё: скорость, точность, интонация. И — чтобы кандидат почувствовал, что его ждут.

Формула оффера:

• подведение итогов;
• условия;
• дедлайн + call-to-action.

Пример:

Привет, [Имя],

Было приятно познакомиться поближе. Мы хотим пригласить вас на позицию [название] в [компания].

Вот условия:

• З/п: [цифра]
• Формат: [офис/удаленка/гибрид]
• Старт: [дата]

Оффер действителен до [дата]. Чтобы принять его, напишите мне в ответном письме или свяжитесь по телефону.

Очень надеемся, что вы станете частью нашей команды!

Сильные кандидаты видят десятки писем. Но отвечают единицам. Сделайте так, чтобы ваше письмо было среди этих единиц.

В компании e-staff мы уверены: автоматизация — это здорово, но ни один шаблон не заменит искренность и уважение к кандидату. Именно поэтому мы учим рекрутеров говорить на одном языке с людьми. Хотите научиться писать такие письма — приходите к нам на консультацию.

04 октября 2025