Укомплектованность штата: две полезные формулы для расчёта численности персонала и повышения эффективности бизнеса

Многие компании сталкиваются с задачей точного и оперативного расчёта укомплектованности штата. Простые и наглядные формулы позволяют быстро определить фактическое количество персонала и использовать эти данные для анализа и принятия управленческих решений.

В этой статье разберёмся, как посчитать штатную численность и что делать, если сотрудников не хватает. А ещё на конкретном примере вместе рассчитаем укомплектованность штата.

Укомплектованность — это соотношение между занятыми должностями и тем, что указано в штатном расписании. Если все позиции закрыты, значит, компания укомплектована, вакансий нет.

Зачем это нужно? Чтобы понять, насколько штат соответствует плану, при необходимости откорректировать метрику и оценить, насколько эффективно работает HR.

Считается это просто: берётся соотношение занятых позиций к общему числу ставок в штатном расписании за выбранный период. Формулировка может звучать сухо, но сама формула — предельно простая:

Укомплектованность = Численность фактическая ÷Численность штатная

Тратите много времени на ручную подготовку аналитики? Это легко исправить. Система автоматизации рекрутинга e-stuff сама собирает и считает все нужные метрики. Отчёты по подбору формируются автоматически — больше не нужно тратить вечера на таблицы. Достаточно одного клика, чтобы увидеть итоги за месяц или любой другой период. Всё отображается в понятных графиках и диаграммах.

Это количество сотрудников, необходимое для выполнения рабочей нагрузки в срок. Именно от этой цифры зависит, будете ли вы усиливать команду или текущего состава достаточно.

Зачем её считать? Чтобы распределить траты на оплату труда и организацию рабочих процессов. Для госструктур расчёт обязателен — он проводится на основании Рекомендаций по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду.

В коммерческом секторе больше свободы: руководитель сам решает, сколько сотрудников нужно. Но даже в этом случае часто опираются на те же нормативы — они построены на реальных трудозатратах и дают ориентир для разумного планирования.

Штатная численность = Плановая выручка или объем работ ÷ (Необходимое время на исполнение плана * Необходимые продажи на каждого работника за отведенное время * Плановый коэффициент исполнения нормы)

Формула универсальная и хорошо работает в большинстве случаев. Но у неё есть и слабое место — она не учитывает человеческий фактор.

В каждой компании расчёт численности службы персонала проводится индивидуально, но с опорой на общепринятые методики.

В госструктурах расчёт численности HR-службы жёстко привязан к Укрупнённым нормам — стандартам, которые регламентируют, сколько специалистов по управлению персоналом нужно в зависимости от объёма задач.

Коммерческий сектор действует гибче, но и тут не обходится без ориентиров: чаще всего используют Межотраслевые нормативы — как для кадровых служб, так и для отделов, отвечающих за организацию труда и зарплаты. Эти документы помогают рассчитать оптимальное число сотрудников без перегибов и пробелов.

Ориентируйтесь на нормы, действующие в вашей компании, и только после этого переходите к расчёту.

Что делать, если расчёты показали: людей в команде не хватает? Логичный шаг — нанимать. Но действовать стоит взвешенно: хаотичный подбор приводит к текучке и перегрузке.

Чтобы сэкономить время и упростить процесс найма, используйте систему e-stuff. Она автоматизирует рутину, ускоряет подбор и делает процесс прозрачным для руководства.

Система позволяет:

• собирать отчёты в один клик;
• общаться с кандидатами в мессенджерах прямо из платформы;
• создавать шаблоны офферов и отказов;
• настраивать статусы и этапы подбора под свои задачи.

Бывает и обратная ситуация — сотрудников больше, чем нужно, и приходится сокращать. Такое решение должно быть обоснованным и минимально болезненным для бизнеса.

Начните с анализа: изучите данные, сравните эффективность, посмотрите, в каких отделах снижение численности скажется меньше всего. Только после этого принимайте решение об увольнении.

04 августа 2025