Как понять, сколько людей нужно компании: рабочий подход к планированию персонала

«Разве можно заранее предсказать, сколько человек уволится, и какие задачи появятся через полгода?» — такой вопрос хотя бы раз задавал каждый HR или нанимающий менеджер. Кажется, что планировать численность команды — это как строить прогноз по кофейной гуще. Но на деле без этих расчётов нельзя выстроить управляемый, предсказуемый и эффективный найм.

Разбираемся, как подойти к вопросу планирования персонала разумно — чтобы и бизнес-задачи были закрыты, и рекрутер не оказался в цейтноте.

Планирование численности сотрудников — это не просто цифры в таблице, а возможность выстроить устойчивую модель найма, исходя из целей компании. Такой подход помогает избежать кадрового дефицита, спрогнозировать нагрузку и сэкономить ресурсы.

Какие задачи решает кадровое планирование:

• позволяет быстрее реагировать на рост бизнеса;
• помогает поддерживать стабильность — без перегруза и «просроченных» вакансий;
• дает понимание, сколько денег уйдёт на команду и HR-функции;
• упрощает работу с метриками — можно проследить, какие решения работают, а какие — нет.

В идеале компания должна быть укомплектована так, чтобы справляться с текущими и будущими задачами. При этом важно не нанимать лишних сотрудников — особенно если речь идет о временных задачах, например, запуске новых направлений, тестировании проектов или краткосрочных всплесках нагрузки. Поэтому грамотное планирование — это всегда баланс между реальными потребностями и возможностями бизнеса.

Заявки на подбор новых сотрудников чаще всего поступают от руководителей отделов. Основание простое: нагрузка растет, а времени и рук не хватает. Но помимо просьб менеджеров есть и другие сигналы, которые помогают объективно оценить потребность в людях.

Что стоит учитывать:

• планы по запуску новых продуктов и направлений;
• динамику выполнения бизнес-целей;
• состояние рынка труда и зарплатных ожиданий;
• уровень вовлеченности и выгорания в команде;
• внутренние переходы и карьерные траектории;
• плановые и внеплановые увольнения, отпуска, декреты.

Важно анализировать и психологическую атмосферу в коллективе. Если в команде растет тревожность, снижается мотивация или увеличивается текучесть, это может сигнализировать о перегрузке. Здесь помогут регулярные опросы и замеры настроения — такие, например, как в системах внутренней аналитики или готовые HR-инструменты с шаблонами обратной связи.

Для эффективного управления ресурсами обычно формируют несколько видов планов:

• Долгосрочный (3–5 лет) — нужен, если вы масштабируете бизнес, выходите на новые рынки или планируете трансформацию команд.
• Годовой (текущий) — отражает, какие специалисты и в каком количестве понадобятся в ближайшие 12 месяцев.
• Ситуационный (оперативный) — позволяет быстро скорректировать план при появлении непредвиденных задач: всплеск увольнений, запуск нового проекта, изменение условий труда.

При составлении любого плана HR-специалисту важно взаимодействовать с руководителями подразделений и финансистами. Только в связке можно учесть стратегию, бюджеты и реальные задачи.

Чтобы план был не абстрактным, а рабочим, важно правильно подобрать методы расчета. На практике чаще всего используют три подхода.

Это основной этап, когда определяется, сколько человек, с какими навыками и на каких условиях нужно компании.

• Количественный расчет опирается на данные по загрузке, производительности, планам запуска новых процессов. Например, если у вас два проекта в разработке и планируется третий — можно подумать, сколько людей потребуется, ориентируясь на опыт текущей команды.
• Качественный расчёт — это оценка того, какие именно компетенции нужны. Здесь пригодится матрица навыков: таблица, где вы сравниваете текущие способности сотрудников с теми, что понадобятся в будущем.

Увольнения, переводы, повышения, командировки, отпуска — всё это влияет на укомплектованность. Поэтому, помимо привлечения новых людей, нужно учитывать и перемещения внутри компании. Важно иметь актуальные данные по кадровому резерву и карьерным ожиданиям сотрудников.

Если ожидается рост выручки, стоит заранее позаботиться о подборе. Лучше предусмотреть потребность и начать искать заранее, чем потом в экстренном режиме закрывать срочные вакансии — с рисками для качества найма.

Какие продукты или рынки в приоритете? Какие задачи ставит топ-менеджмент? Какие направления растут быстрее всего?

Потребуются цифры по текущей численности, зарплатам, производительности, запланированным перемещениям и отпускным периодам.

Какие функции перегружены? Где зреет кадровый дефицит? Учитывайте не только плановые показатели, но и реальные трудозатраты — это можно узнать с помощью анализа рабочего времени или простого опроса.

Даже самый точный план может устареть за квартал. Поэтому важно регулярно его пересматривать, обновлять и готовить альтернативные сценарии — на случай изменений в экономике или внутри компании.

Чтобы планирование не сводилось к ручной работе и таблицам, подключайте цифровые решения. Они экономят время, обеспечивают точность и дают визуализацию в один клик.

• ERP-системы — для комплексного управления ресурсами, включая численность и зарплатный фонд.
• HCM-платформы — охватывают весь цикл управления человеческим капиталом: от планирования до развития.
• ATS-системы — хранят информацию о вакансиях, статусах кандидатов, этапах подбора. Особенно полезны, если у вас большой поток найма.

Если вы хотите автоматизировать процесс расчета численности и сократить время на рутину —обратите внимание на e-staff. Система позволяет отслеживать динамику подбора, сохранять аналитику по вакансиям, оценивать нагрузку на команду и прогнозировать потребности в новых сотрудниках. Платформа интегрируется с HR-сервисами, помогает выстраивать воронку найма и формировать обоснованные планы.

С e-staff вы можете перейти от реактивного подбора к стратегическому управлению командой — с цифрами, прогнозами и уверенностью в завтрашнем дне.

04 августа 2025