Сложность заключалась в том, что отсутствовала прозрачная картина происходящего, не было единой платформы, в которой отображались бы все процессы, касающиеся подбора сотрудников.

Взаимодействие между рекрутерами и директорами магазинов происходило по почте или в устном порядке, получаемые данные по заявкам были разрознены, обрабатывались вручную.

Директора магазинов не видели, сколько резюме им было отправлено, и не всегда понимали, сколько вакансий у них в работе, были сложности со сбором отчетности.

Для консолидации планов подбора менеджеры по персоналу и группа учета расходов на персонал использовали excel-файл, в которой вносилась информация о ставках и штатном расписании магазинов. Необходимо было перенести эти данные на портал, чтобы они были наглядно представлены и стали доступны директорам магазинов.

Команда проекта разработала агент, который создает в модуле «Подбор персонала» новую карточку «Планы подбора». В нее вносятся данные согласно штатному расписанию: информация о типе вакансии — о должности, для которой действует конкретная ставка, о подразделении и о бюджетном периоде.

Когда в систему загружается информация о ставках, автоматически, исходя из текущей даты, определяется бюджетный период. В рознице используется два бюджетных периода: осень-зима и весна-лето. В соответствии с сезонностью система определяет, к какой дате относится план подбора. В начале каждого сезона вносятся данные о штатном расписании и впоследствии они каждый день автоматически обновляются.

В Excel-файл периодически могут вносится корректировки, например, когда планируется открытие нового магазина, увеличение или уменьшение штата. На следующий день все изменения автоматически отображаются в Websoft HCM, исходя из того, что было указано в файле.

Интерфейс портала простой и интуитивно понятный для пользователей: сотрудникам в соответствии с их ролями доступа доступна информация о каждом отдельном магазине, его названии, адресе, штатном расписании, должностях.

Директора магазинов могут вносить корректировки, замораживая или размораживая определенное количество ставок в соответствии с актуальными потребностями в найме сотрудников и текущей ситуацией на рынке.

Иногда расхождение в количестве и размере ставок возможно даже в рамках небольшого периода, например, одного месяца. В то же время иногда известно, что какая-либо ставка будет не востребована в течение долгого срока и на это время можно просто ее заморозить.
Директор магазина может внести в систему эту информацию, указать требуемое количество ставок, оставить свой комментарий и сохранить эти данные. При необходимости можно настроить и согласование внесения этих корректировок.

Еще один вариант — рокировка ставок. Оценив нагрузку персонала в конкретном магазине, можно перераспределить некоторое количество ставок между одной группой должностей. Например, можно «перекинуть» 0,5 ставки с должности кладовщика на продавца-кассира, если один сотрудник на складе вполне справляется с объемом работ и принято решение увеличить число персонала на кассе или в примерочных. На кассе будет больше сотрудников, чем на складе. Если такое решение всех устраивает, то эти корректировки сохраняются.

Ранее, чтобы внести подобные изменения, директору магазина нужно было обращаться к рекрутеру. Сейчас он просто заходит на единый портал, где представлена информация о планах подбора, фактически занятых ставках, и в соответствии с этими данными самостоятельно принимает решения, не тратя лишнее время.

Другая ситуация: директор магазина понимает, что, например, на складе у него все в порядке, но технически есть «лишняя» ставка кладовщика, хотя она и не востребована. В таком случае есть возможность «заморозить» эту ставку и «разморозить», когда она действительно понадобится. Преимущество в том, что директору магазина не нужно никому звонить, объяснять что-либо и договариваться. В удобное ему время он может зайти на портал и внести необходимые изменения — инструмент для этого всегда под рукой.

При нажатии на кнопку «Экспорт в Excel» появляется выпадающий список отчетов, которые можно выгрузить. В интерфейсе системы есть календарь, в котором можно выбрать интересующие неделю, месяц и год и в соответствии с выбранной датой будет построена отчетность.

После того как эксперты Sportmaster Lab реализовали возможность загрузки на портал штатного расписания, внесения корректировок, заморозок и разморозок, они перешли к следующему этапу — к подаче заявок на подбор. В числе прочего был разработан отдельный интерфейс на портале. Для этого также был использован модуль «Подбор персонала» (вакансии и заявки).

В данном разделе, как и в предыдущем, также указывается название магазина, его адрес, номер и представлена разбивка по должностям.

Кроме того на странице отображается факт, то есть количество ставок, которое числится в магазине, и план, то есть количество ставок, внесенное с учетом корректировок.

В соответствии с этими данными происходит автоматический расчет укомплектованности персонала магазина: можно посчитать, сходится ли фактическое количество ставок с плановым.

То, что раньше в HR делалось вручную, сейчас практически полностью автоматизировано.
Усилия рекрутеров в данном случае минимизированы фактически до нуля: все, что нужно сделать менеджеру по персоналу, — согласовать заявку или отправить ее на доработку. Директор магазина в любой момент может зайти на портал и увидеть ситуацию по своей заявке, получить отчетность.

Следующим этапом стала реализация проекта «Доска вакансий»

В интерфейсе доски вакансий отображаются название вакансии, подразделение и текущий статус — «На рассмотрении», «Интервью с HR», «Интервью с заказчиком», «Проверка СБ», «Оформление в отделе кадров», «Принят на работу», «Самоотказ» или «Отклонен».

Когда отклик получает статус «На рассмотрении», директору магазина приходит уведомление, что на определенную вакансию есть новый кандидат, а также ссылка, перейдя по которой, можно посмотреть карточку соискателя с личными данными и резюме.
Далее директор может выставить рейтинг для каждого кандидата и информация об этом будет сохранена и отображена на портале. После рассмотрения резюме он решает, одобрить кандидата и пригласить на собеседование в магазин или отклонить его. При необходимости можно внести комментарий.

Также директор магазина может перемещать карточки кандидатов по статусам — это аналог доски Jira. Например, после статуса «На рассмотрении», когда директор уже связался с кандидатом и пригласил его на собеседование, можно передвинуть карточку кандидата правее — в столбец «Интервью с заказчиком». Информация автоматически будет передана и зафиксирована в E-staff, что позволит и менеджерам по персоналу и вышестоящим руководителям в режиме реального времени отслеживать все изменения.

Иногда, пообщавшись с кандидатом, директор принимает решение предложить ему другую вакансию в рамках одного магазина. Например, есть две вакансии: продавец-кассир и кладовщик. Соответственно можно легко, буквально одним нажатием кнопки мыши, прикрепить кандидата к другой вакансии. Информация об этом будет отображена на портале и в E-Staff. И менеджеры по персоналу и вышестоящий руководитель и сам директор магазина увидят все необходимые данные.

При переносе карточки кандидата в статус «Принят на работу», когда соискатель прошел проверку службы безопасности и был направлен в отдел кадров для оформления, вакансия будет автоматически закрыта в E-Staff и на портале.

Карточки кандидатов на вакансии линейного руководителя (администратора и директора магазина) были несколько модифицированы. Была добавлена оценка по компетенциям и появились дополнительные вкладки — «Оценка HR» и «Оценка заказчика». Сначала соответствие кандидата модели компетенций проверяет менеджер по персоналу, а затем вышестоящий руководитель — директор магазина или ответственное лицо. После выставления оценок происходит автоматический расчет рейтинга: высчитывается среднее значение, которое выводится в карточку кандидата. Информация об этом также сохраняется на портале и в E-Staff.

Указанные отчеты также доступны менеджерам по персоналу, вышестоящим руководителям, начальникам групп по работе с персоналом и директорам магазинов в соответствии с их ролями.

В интерфейсе системы есть отдельная кнопка «Архив». По умолчанию, когда пользователь заходит на портал, он видит все заявки, которые находятся на данный момент в работе. Но иногда возникает необходимость посмотреть уже закрытые вакансии и резюме соискателей, которые оставляли отклики. В «Архиве» можно ознакомиться со всеми такими вакансиями и кандидатами.