Кейс компании «Здравсервис»

Как вовлечь руководителей в процесс подбора

На вебинаре с Людмилой Андрияновой, руководителем отдела подбора персонала в ГК «Здравсервис», мы разобрали кейс, в котором удалось выстроить процесс подбора, полностью прозрачный для всех и на всех уровнях. В нем заказчик активно включен в процесс подбора персонала и получает полную информацию о кандидатах в удобное для него время.

О компании

«Здравсервис» — это группа компаний с двумя основными направлениями работы: фармдистрибьюция и розничные сети аптек («Здесь аптека» и «Твой доктор»).

В группу также входит управляющая компания, которая занимается HR, IT, делопроизводством и юридическим сопровождением для всех подразделений.

С чем столкнулись?

В 2018 году перед компанией встала задача таким образом наладить процесс подбора, чтобы он отвечал запросам всех бизнесов, был прозрачен и удобен.

Особенность задачи состояла в том, что у каждой бизнес-единицы собственные руководство, план развития, стратегия, задачи, цели и порой особые требования к подбору, штатным расписаниям, кадрам и взаимодействию. Это 100 заказчиков, для которых нужно было закрывать по 200−300 вакансий в месяц.

Все началось в 2018 году с закупки e-staff (на тот момент E-Staff Рекрутер). Благодаря автоматизации удалось оцифровать документооборот и в некоторой степени упорядочить процесс подбора сотрудников, однако у «Здравсервиса» все же оставались проблемы

Проблемы

Заявки поступали через электронную почту в разных форматах
У заказчика не было доступа к информации: отсутствовала прозрачность процесса подбора для бизнеса, руководители не видели количества вакансий, озвученных условий и т. д.
С опозданием шло внесение корректировок в систему в соответствии с изменениями, происходящими в компании
Не всегда удавалось согласовать заявки, возникали проблемы при оферах кандидатам
Обеспечить прозрачную аналитику по вакансиям и повысить конверсию найм

Что сделали?

В «Здравсервисе» решили внедрить интерфейс заказчика/руководителя e-staff

Задачу на себя взял отдел подбора — всего десять человек, включая руководителя/ администратора e-staff. Также в работе с e-staff участвуют HR-специалист и HR-аналитик из отдела оплаты труда и мотивации.

Помогает команде один IT-специалист, который запускает или перезагружает программу, также его задача— внесение изменений и ввод нового сотрудника. Основные настройки системы были выполнены своими силами, без привлечения дополнительных ресурсов.

В течение двух месяцев систему обкатывали, а в 2019 году она заработала на полную мощность.

С самого начала оповестили заказчиков о новой системе (новостная лента, встречи, совещания).

Занесли данные заказчиков в программу (создание логинов/паролей)

Специалист HR заносил данные сотрудников, а специалист из IT присваивал логин и пароль — для удобства — те же самые, что и для входа в компьютер.

Создание нескольких видов документооборота для разных бизнесов в соответствии с требованиями заказчиков.

Обучили заказчиков

Специально для этого был создан спецкурс с видео для учебного портала.

Создали нескольких мест для входа в программу, включая учебный портал и CRM

Составили инструкции для заказчиков по работе в интерфейсе руководителя

На основе инструкции от разработчика, подробную и со скриншотами. Эта инструкция прикреплена в определенный блок, и к ней всегда можно обратиться.

Начали обучать новых заказчиков работе над вакансиями в программе e-staff в период адаптации.

Стали всегда направлять заказчиков в программу

Любая заявка, любой кандидат, даже тот, которого привели за руку, заносится в e-staff. Без заявки работать невозможно.

Что сделали?

Как происходит согласование заявки?

Для согласования в группе компаний создали три вида документооборота (единая форма с учетом изменений в структуре иерархии): для самых мелких подразделений (розница, регионы), для крупных подразделений (департаменты и службы с собственным отделом подбора) и для подотделений и отдельных секторов.

В каждом виде документооборота есть конструктор, где можно скорректировать участников и порядок согласования в случае изменений в компании.

В настоящее время компания работает с двумя видами заявок — вакансии в аптеках и вакансии в офисах, причем это вариации одной формы. Единый алгоритм заявки позволяет постоянно обучать заказчиков чётко рисовать портрет кандидата. Поля гибко настраиваются под нужды компании, причем изменения можно вносить без привлечения IT-специалиста.

Заказчик выбирает нужную форму и заполняет ее.

Заявку согласуют все заинтересованные службы в соответствии с иерархией

(обычно это занимает от 15 минут до нескольких дней).

У любого руководителя есть возможность отозвать заявку, согласовать, вернуть её на доработку и внести изменения.

На протяжении всего процесса заказчик получает уведомления и точно знает, что происходит с заявкой на каждом этапе.

Создали нескольких мест для входа в программу, включая учебный портал и CRM

Также заказчик может в любое удобное время зайти вакансию и посмотреть первоначальную аналитику (количество, качество, источники кандидатов), изучить кандидатов подробнее и оставить свои комментарии.

Результаты

Прозрачный процесс согласования

Процесс стал прозрачным для всех участников согласования и в первую очередь — для заказчиков, от которых было больше всего вопросов.

Контакт между рекрутером и заказчиком

Улучшились взаимодействия между рекрутером и заказчиком. Теперь участники подбора работают слаженной командой, а заказчик стал активным участником процесса.

Скорость обмена информации

Обмен информацией происходит быстро, а все участники согласования своевременно оповещаются об этапах подбора.

Экономия ресурсов

Исчезли лишние действия, экономятся время и ресурсы, а многие проблемы решаются ещё до того, как заявка попадет в руки рекрутёра.

Смотреть еще

O'STIN и Funday

Vector K

Inventive Retail Group

«Окна Компас»

Гемотест

LANTA Talent Solutions

Попробуйте e-staff в деле, оформив демо-доступ

Оставить заявку на демо