Кейс компании Vector K

Как статусы кандидатов помогли ускорить процесс подбора

На вебинаре, который мы провели вместе с Марией Егоровой, директором рекрутингового агентства Vector K, были рассмотрены вопросы, касающиеся использования статусов кандидатов в процессе подбора персонала. Мария рассказала о статусах в e-staff, их роли в организации работы рекрутеров, а также их влиянии на эффективность подбора

О компании

Кадровое агентство Vector K входит в десятку старейших отечественных рекрутинговых компаний и является одним из наших давних клиентов.

Мы сотрудничаем уже 20 лет, вместе запускали пилотный проект и пробовали новые функции e-staff. А теперь все так же вместе проводим вебинары и делимся опытом.

В Vector K начали использовать e-staff еще в 2004 году. За это время платформу адаптировали и кастомизировали под специфические нужды компании, включая реферальный проект.

С чем столкнулись?

Одна из главных функций e-staff, которую активно используют в компании — это система статусов кандидата. Однако к 2023 году назрела необходимость оптимизировать использование статусов.

Без чёткой системы и регламента по использованию статусов в системе e-staff компания сталкивалась с замедлением работы и путаницей в этапах подбора. В условиях текущего рынка, где вакансий много и конкуренция за кандидатов велика, даже небольшие задержки могут привести к тому, что кандидаты уходят к другим компаниям.

Отсутствие единой политики использования статусов

В компании не было общей политики по использованию статусов для кандидатов, что приводило к путанице. Разные рекрутеры проставляли статусы по-разному, и это мешало руководителям и HR-отделу видеть общую картину
Краткосрочные статусы («Интервью состоялось», «Нет связи с кандидатом») не имели четких временных рамок и порядка действий

Это замедляло процесс и могло привести к потере кандидатов. К примеру, если кандидат не отвечал на звонки три дня, и рекрутер не знал, что делать дальше. В итоге кандидат мог быть упущен
Руководителям было непонятно, на каком этапе находится каждый кандидат.

К примеру, чтобы разобраться, что произошло при статусе «Интервью состоялось», нужно было проверять множество записей и комментариев, что отнимало время

Что сделали?

Разделили все статусы на процессные и финишные:

Процессные статусы отражают текущие этапы работы с кандидатом. Например, "Резюме у заказчика", "Интервью запланировано"
Финишные статусы завершают процесс взаимодействия с кандидатом, например, «Офер принят», «Кандидат отклонен»

Регламентировали процессные статусы:

Процессные статусы получили четкие ограничения по времени и регламент

В агентстве придерживаются срока в один день, за исключением тех статусов, на которые нельзя повлиять, таких как ожидание офера от заказчика или проверка СБ
Краткосрочные статусы, которые не ведут к конкретным действиям, больше не используются

Интегрировали статусы в календарь

События будущего периода для каждого статуса (к примеру, «Интервью запланировано») отображаются в календаре системы. Это позволяет избежать пропуска важных действий и упрощает планирование

Автоматизировали напоминания

Используются автоматические напоминания для статусов, чтобы не пропустить важные действия

Внедрили новые пользовательские статусы

К примеру, каждый третий кандидат в компании идет по рекомендации, поэтому эффективным оказался статус «Взята рекомендация», для расширения базы кандидатов и увеличения эффективности подбора.

Также эффективным оказался статус «Не соответствующий профилю»: так кандидат отправляется в резерв для определенной специальности, даже если вакансия еще не открыта. Также можно присвоить кандидату специальность из справочника, что позволит легко находить его в будущем, когда появится соответствующая вакансия.

Теперь достаточно открыть кандидата в работе и увидеть одно из двух: либо действия будущего периода, либо завершённое действие, и не видеть никаких промежуточных действий.

Все это направлено на то, чтобы рекрутер шел вперед, а руководитель получал ясную картину.

Результаты

Повышение прозрачности процессов

После внедрения e-staff с чётко определёнными статусами стало проще отслеживать, на каком этапе находится каждый кандидат. Это позволило руководителям и HR-специалистам быстрее принимать решения, видеть картину подбора и управлять процессом эффективнее

Оптимизация работы с кандидатами

Использование персонализированных краткосрочных статусов, таких как «Нет связи с кандидатом», позволило рекрутерам избежать длительных ожиданий и эффективно завершать процесс работы с кандидатами. Это сокращает время на одного кандидата и ускоряет закрытие вакансий

Сокращение времени подбора

Время, затрачиваемое на кандидатов, стало значительно меньше, так как каждый этап подбора теперь сопровождается чётким статусом, который не задерживается без действий

Смотреть еще

O'STIN и Funday

Inventive Retail Group

«Окна Компас»

Здравсервис

Гемотест

LANTA Talent Solutions

Попробуйте e-staff в деле, оформив демо-доступ

Оставить заявку на демо