HR-платформа

HR-платформа — программная система для автоматизации HR-процессов и работы с данными о кандидатах и сотрудниках. В зависимости от назначения она может поддерживать подбор, кадровый учет, адаптацию, обучение, оценку, развитие персонала и другие HR-задачи. Конкретный набор функций зависит от платформы.

HR-платформа (англ. HR platform, human resources platform — платформа для управления персоналом) помогает HR-специалистам и руководителям организовать работу с сотрудниками и кандидатами в одной системе.

Например, когда компания ищет нового сотрудника, рекрутер собирает отклики, изучает резюме, проводит собеседования и согласовывает кандидатов с руководителем. HR-платформа помогает вести этот процесс: хранит резюме и переписку, показывает, на каком этапе находится каждый кандидат, напоминает о запланированных встречах и сохраняет результаты собеседований.
После найма компания решает другие задачи: знакомит новичка с работой, организует обучение, оценивает результаты сотрудников и планирует их развитие. Для этого существуют HR-платформы с инструментами адаптации, обучения, оценки и кадрового учета.

HR-платформы особенно полезны, когда над кадровыми задачами работают несколько человек. Рекрутер, HR-специалист и руководитель видят нужную им информацию, могут передавать друг другу задачи и следить за их выполнением. Это помогает быстрее обрабатывать заявки, сокращать ручную работу и находить задержки в рабочих процессах.

HR-платформа помогает компании организовать работу с персоналом: автоматизировать повторяющиеся задачи, хранить кадровую информацию, координировать работу сотрудников и анализировать результаты HR-процессов.

В работе HR-специалистов много повторяющихся операций: сбор откликов, обновление статусов кандидатов, отправка уведомлений, согласование заявок и подготовка отчетов. Часть этих операций HR-платформа может выполнять автоматически.

Например, при подборе сотрудников система может автоматически собирать отклики из подключенных источников, отправлять кандидатам приглашения на собеседование и напоминать рекрутерам о запланированных встречах. При адаптации новичков — назначать задачи, отправлять обучающие материалы и напоминать руководителям о контрольных встречах.

Это сокращает объем ручной работы и помогает сотрудникам соблюдать сроки. HR-команда получает больше времени на собеседования, общение с кандидатами, развитие персонала и другие задачи, которые требуют личного участия.

HR-платформа помогает собрать кадровую информацию в одном месте. Сотрудникам проще находить нужные сведения, обновлять их и передавать коллегам.

В системе подбора, например, хранятся резюме, контакты кандидатов, история общения, результаты собеседований и решения по каждому этапу отбора. Если рекрутер передает вакансию коллеге, тот может изучить историю работы с кандидатами и продолжить подбор.
Платформы для управления действующим персоналом помогают вести профили сотрудников, информацию о должностях, обучении, оценках и кадровых изменениях.

Когда компания использует несколько HR-систем, обмениваться данными между ними помогают интеграции. Например, после приема кандидата сведения о новом сотруднике можно передать из системы подбора в кадровую программу.

В подборе, адаптации и оценке персонала обычно участвуют несколько человек. HR-платформа помогает распределить обязанности, согласовать действия и видеть результаты работы коллег.

Допустим, руководитель отдела открывает вакансию. Он создает заявку и указывает требования к будущему сотруднику. Рекрутер получает задачу, начинает поиск и добавляет подходящих кандидатов. Руководитель изучает резюме, оставляет комментарии и согласовывает следующие этапы отбора.

Участники работают с одной заявкой и видят ее текущее состояние. Рекрутеру проще получать обратную связь, а руководителю — следить за подбором и своевременно принимать решения.

Похожий принцип используют при адаптации и обучении сотрудников: платформа распределяет задачи между HR-специалистом, руководителем и наставником, фиксирует выполненные действия и напоминает о сроках.

HR-платформа собирает данные о работе с персоналом и помогает оценивать результаты.

Например, в подборе можно отслеживать:

• сколько вакансий открыто и закрыто за выбранный период;
• сколько времени занимает закрытие вакансий (длительность подбора);
• из каких источников приходят кандидаты;
• сколько кандидатов переходит на следующий этап отбора;
• на каких этапах чаще происходят отказы;
• сколько часов рекрутер фактически тратит на задачи по вакансии — если в системе ведется учет трудозатрат.

В платформах обучения можно анализировать прохождение курсов и результаты тестирования, а в системах управления персоналом — численность сотрудников, кадровые перемещения и другие показатели.

Аналитика помогает находить проблемы в рабочих процессах. Например, если кандидаты долго ожидают обратной связи после собеседования, руководитель может проверить сроки согласования и изменить порядок работы.

Чтобы отчеты показывали достоверную картину, сотрудники должны одинаково фиксировать этапы, статусы и результаты. HR-платформа собирает эти данные по установленным правилам и формирует отчеты для специалистов и руководителей.

В зависимости от продукта HR-платформа может включать инструменты для подбора сотрудников, кадрового учета, адаптации, обучения и оценки персонала. Для каждого направления существуют свои решения и модули.

HR-платформа помогает рекрутерам работать с вакансиями и кандидатами. В системе можно собирать отклики, хранить резюме, планировать собеседования, управлять этапами отбора и получать обратную связь от руководителей.

Для этих задач используют ATS (Applicant Tracking System) — системы управления подбором персонала. Они помогают вести несколько вакансий одновременно, сохранять историю общения с кандидатами и анализировать результаты найма.

При массовом подборе особенно полезны групповая обработка откликов, автоматические уведомления и инструменты работы с большим потоком кандидатов.

HR-платформы для кадрового учета хранят информацию о сотрудниках, их должностях, подразделениях и кадровых изменениях.

HR-специалисты используют такие системы для учета отпусков и отсутствий, ведения организационной структуры и подготовки кадровых отчетов.

Некоторые платформы поддерживают кадровый электронный документооборот (КЭДО): создание, подписание, использование и хранение связанных с работой электронных документов в рамках требований трудового законодательства.

HR-платформа помогает организовать первые недели и месяцы работы нового сотрудника. HR-специалист составляет план адаптации, назначает задачи, добавляет обучающие материалы и устанавливает сроки.

Новичок видит, что ему предстоит сделать, а руководитель и наставник отслеживают выполнение заданий. Система может напоминать о запланированных встречах и помогать собирать обратную связь.

Платформы обучения позволяют назначать сотрудникам курсы, размещать учебные материалы, проводить тестирование и отслеживать результаты.

Для этих задач используют LMS (Learning Management System) — системы управления обучением. Через LMS сотрудники проходят назначенные программы, а HR-специалисты контролируют сроки и результаты обучения.

Некоторые платформы также поддерживают индивидуальные планы развития и помогают отслеживать освоение профессиональных компетенций.

HR-платформы помогают руководителям ставить цели, оценивать результаты работы и давать сотрудникам обратную связь.

В зависимости от принятого в компании подхода система может поддерживать оценку по KPI, постановку целей по OKR, оценку компетенций и метод 360 градусов.

Результаты сохраняются в системе, поэтому руководитель и сотрудник могут отслеживать прогресс и обсуждать дальнейшие задачи.

HR-платформы помогают компаниям планировать развитие сотрудников и готовить кандидатов на ключевые должности.

HR-специалисты ведут профили компетенций, составляют планы развития, формируют кадровый резерв и отслеживают готовность сотрудников к новым ролям.

Эти инструменты помогают руководителям оценивать внутренние кадровые ресурсы и планировать назначения.

HR-платформа объединяет информацию о сотрудниках, кандидатах и кадровых задачах. Пользователи работают с общими данными, получают задания и отслеживают их выполнение.

Например, руководитель создает заявку на подбор, рекрутер получает ее и начинает поиск кандидатов. В системе сохраняются резюме, результаты собеседований и комментарии участников. Руководитель видит, как идет подбор, и может согласовать подходящего кандидата.

Часть действий платформа выполняет автоматически: собирает отклики из подключенных источников, отправляет уведомления, назначает задачи и напоминает о сроках.

Права доступа определяют, какую информацию видит каждый сотрудник. Рекрутер работает с кандидатами, руководитель — с заявками своего подразделения, а кадровая служба — с данными действующих сотрудников. Настройки доступа помогают защитить персональные данные и ограничить круг пользователей, которые могут их просматривать или изменять.

Для автоматизации работы с персоналом компании используют разные виды программ. Их названия часто встречаются в описаниях HR-платформ.

ATS (Applicant Tracking System) помогает рекрутерам вести вакансии, собирать отклики, хранить резюме и управлять этапами отбора. Это специализированная HR-платформа для автоматизации рекрутинга.

HRIS (Human Resources Information System) хранит сведения о сотрудниках, должностях, подразделениях и кадровых изменениях. Компании используют такие системы для ведения кадровых данных и организации связанных с ними процессов.

HRMS (Human Resources Management System) объединяет инструменты кадрового учета и управления персоналом. В нее могут входить учет рабочего времени, управление отсутствиями, кадровая отчетность и другие функции.

HRIS и HRMS часто используют для обозначения похожих продуктов. При выборе программы стоит сравнивать конкретные инструменты и поддерживаемые процессы.

HCM (Human Capital Management) — управление человеческим капиталом. Термин используют и для подхода к управлению персоналом, и для комплексных программных решений, которые поддерживают HR-процессы на протяжении жизненного цикла сотрудника. В состав HCM-систем могут входить подбор, кадровый учет, обучение, оценка эффективности, управление талантами, компенсациями и другие функции.

HCM-системы помогают работать с персоналом на разных этапах: от поиска новых специалистов до развития сотрудников, планирования карьеры и подготовки кадрового резерва.