Обработка персональных данных в e-staff: новый механизм контроля, согласий и обезличивания

В современном рекрутинге соблюдение законодательства о персональных данных — обязательная практика. В e-staff внедрили обновлённый механизм работы с персональными данными, который упрощает процесс получения согласий от кандидатов, автоматизирует удаление информации и обеспечивает прозрачность контроля.

Содержание

Новый механизм истории согласий и отказов

Управление сроками действия и автоматическое удаление данных

Обезличивание персональных данных

Фоновые задачи и автоматизация

Работа с активными кандидатами

Инструкция по получению согласия на ОПД

Новый механизм истории согласий и отказов

В e-staff теперь хранится полная история взаимодействий с кандидатами по ОПД:
История запросов, получений и отказов с датами и статусами («Запрошено», «Получено», «Отказано»).

История запросов, получений и отказов с датами и статусами («Запрошено», «Получено», «Отказано»).
Явный отказ кандидата фиксируется в системе, что соответствует актуальным требованиям закона.
Множественные запросы позволяют повторно запрашивать согласие, при этом всё отражается в истории.
Статусы согласий — действующее, запрошенное или истекшее, чтобы контролировать сроки и легальность обработки данных.

Управление сроками действия и автоматическое удаление данных

Для эффективной работы с персональными данными важны настройки сроков и автоматизация (Администрирование → Общие сведения → Обработка персональных данных):

1

Срок действия согласия можно настроить индивидуально, например, на несколько лет или до завершения подбора.

2

Автоматическое удаление данных после истечения срока или при отказе кандидата.

3

Гибкая логика запроса согласия — можно настроить получение согласия на определённом этапе работы с кандидатом.

4

Прозрачность событий — все факты запроса, получения и отказа фиксируются в личном деле кандидата с помощью неизменяемых событий (Администрирование → Типы событий → Запрос согласия на ОПД).

Настройка запроса согласия

Настройка события

Обезличивание персональных данных

e-staff обеспечивает защиту данных, сохраняя при этом функциональность системы:

1

Удаление идентифицирующих сведений — контакты, дата рождения, паспортные данные и при необходимости ФИО в зависимости от статусов кандидата.

2

Хэширование данных — уникальные коды позволяют выявлять дубликаты без раскрытия реальных данных.

3

Обнаружение дубликатов даже по обезличенным данным.

4

Многоступенчатый режим удаления для избежания шоков при внедрении.

e-staff обеспечивает защиту данных, сохраняя при этом функциональность системы

Обнаружение дубликатов

Фоновые задачи и автоматизация

Чтобы база оставалась актуальной и соответствовала законодательству, e-staff использует фоновые задачи:

Автоматическое обезличивание и удаление данных по расписанию.
Индикаторы статусов в карточках кандидатов с визуальными предупреждениями.

Работа с активными кандидатами

Особое внимание уделено активным кандидатам, чтобы данные не удалялись преждевременно:

Исключение из автоматического удаления для кандидатов на оффере или в процессе подбора
Красные предупреждения в карточках о необходимости удаления данных
Отложенное удаление при отсутствии действий
Гибкая настройка удаления по статусам, включая неактивные и «Чёрный список»

Инструкция по получению согласия на ОПД

Настройка автоматической отправки писем

Перейдите в Администрирование → Общие настройки → Корпоративная почта для отправки писем от общего адреса.
Либо добавьте внешние учётные записи типа SMTP (Администрирование → Сервис → Внешние учётные записи) для отправки писем от имени рекрутера.

Для корректной настройки может понадобиться помощь системного администратора.

Автоматическая отправка запроса при занесении кандидата в базу

Включите опцию «При занесении кандидата в базу отправлять запрос автоматически».
Новым кандидатам запрос будет отправляться без вашего участия.

Ручная отправка запроса

Откройте карточку кандидата, которому нужно получить согласие.
Перейдите в раздел «Доп. сведения» и нажмите кнопку «Запросить».

Автоматическая отправка запроса при определённых событиях

Настройте триггеры (например, «Интервью запланировано») в системе, чтобы согласие запрашивалось автоматически при достижении нужного этапа.

Контроль и уведомления

После того как кандидат подтвердит согласие, статус обновляется в карточке.
Рекрутер может получать уведомление на e-mail о подтверждении.

Для наглядности в списке кандидатов добавьте столбец «Получено согласие на обработку персональных данных» через меню Вид → Столбцы.

Новый механизм e-staff сочетает полный контроль согласий, автоматизацию удаления и обезличивания данных, прозрачность истории взаимодействий с кандидатами и защиту информации в соответствии с законодательством. Это позволяет рекрутерам работать с базой безопасно, минимизируя риски и сохраняя эффективность подбора.

17 октября 2025