Как подготовить компанию к внедрению HR-системы: три взгляда на один проект

Внедрение HR-системы редко бывает исключительно ИТ-задачей. На практике результат зависит от готовности процессов, качества коммуникации между участниками проекта и способности компании управлять изменениями. Опыт NOVAROLL позволяет посмотреть на один проект сразу с трех сторон: бизнеса, интегратора и вендора.

Эта статья подготовлена по материалам вебинара «Как автоматизировать подбор и не сломать процессы. Кейс NOVAROLL», в котором опытом проекта поделились Ксения Макарова (NOVAROLL), Юлия Игнатова (e-staff) и Валерия Куропаткина (ЭКОПСИ).

Содержание

Взгляд бизнеса: сначала цель, потом система

Взгляд интегратора: автоматизировать нужно готовые процессы

Взгляд вендора: важно определить правила проекта до начала внедрения

Общий вывод

Взгляд бизнеса: сначала цель, потом система

Для бизнеса автоматизация начинается не с выбора продукта, а с понимания того, какие задачи необходимо решить.

В NOVAROLL предпосылками проекта стали стремительный рост компании, отсутствие единой базы кандидатов, нехватка аналитики, большое количество ручных операций и разрозненность процессов.

На старте важно определить:

Каких результатов компания ожидает от проекта
Какие показатели будут использоваться для оценки эффективности
Какие процессы требуют изменений в первую очередь
Как автоматизация должна поддерживать цели бизнеса

Для NOVAROLL внедрение ATS стало частью более масштабной HR-трансформации. Компания стремилась выстроить сквозные HR-процессы, повысить управляемость при росте бизнеса, создать единый HR-цикл и получить прозрачную аналитику по подбору персонала.

“

До внедрения e-staff у нас не было сквозной истории по подбору и полноценной аналитики. Взаимодействие между заказчиками и рекрутерами происходило также через почту и телефон, поэтому собрать дашборды, метрики и оценить эффективность процесса было непросто. Мы ожидали получить качественную аналитику, которая поможет видеть результативность рекрутеров и понимать, на каких этапах воронки возникают узкие места.

— Ксения Макарова, бизнес-партнер по подбору и адаптации персонала (NOVAROLL)

Взгляд интегратора: автоматизировать нужно готовые процессы

Со стороны интегратора главный вопрос звучит иначе: готова ли компания к автоматизации?

Как отмечают в ЭКОПСИ, автоматизация способна повысить качество процессов, если они уже сформированы. Если же процесс недостаточно зрелый, именно это может стать главным ограничением проекта. Поэтому подготовка должна начинаться с HR-IT-аудита и оценки текущего состояния процессов.

Не менее важна коммуникация между всеми участниками проекта. Большинство сложностей возникает на стыке интересов HR, бизнеса, IT, информационной безопасности и конечных пользователей. Отсутствие такой коммуникации на этапе подготовки или внедрения способно существенно замедлить проект.

“

Мы часто видим, что компании приходят к проектам цифровизации недостаточно подготовленными с точки зрения цифровой грамотности. При этом HR рассчитывает на экспертизу IT, а IT — на понимание потребностей со стороны HR. В результате важные нюансы могут остаться без внимания. Например, если на старте не разобраться в специфике решения и выбирать его только по интерфейсу или стоимости, позже можно столкнуться с ограничениями, которые станут дополнительными рисками для проекта.

— Валерия Куропаткина, руководитель практики HR-Tech (ЭКОПСИ Консалтинг)

1

Определить процессы, которые необходимо автоматизировать, и зафиксировать требования

2

Выбрать решение

3

Согласовать бюджет

4

Определить команду проекта (HR, рекрутеры, IT, работающие в связке с внешней командой)

5

Протестировать демо-версию

Взгляд вендора: важно определить правила проекта до начала внедрения

По словам Юлии Игнатовой, внедрение HR-системы должно быть частью HR- и IT-стратегии компании. Важно понимать, какие бизнес-задачи должно помочь решить новое ПО.

Даже если процесс уже работает на практике, отсутствие его описания и формализации может стать проблемой. При настройке системы важны детали: последовательность действий, зоны ответственности и логика принятия решений. Если эти элементы не зафиксированы заранее, высок риск получить процесс, который работает в системе иначе, чем предполагалось.

Если же компания рассчитывает полностью перестроить работу под готовую систему — этот подход тоже связан с рисками. Гораздо эффективнее опираться на действующие процессы, выявлять узкие места и уже затем настраивать программное обеспечение под реальные задачи бизнеса.

Отдельного внимания требует управление изменениями. Поэтому еще до старта проекта важно определить:

Владельца HR-процессов
Ответственного за техническую часть со стороны IT
При необходимости — специалиста по информационной безопасности
Контрольные точки и критерии оценки результатов проекта

Такой последовательный подход помогает избежать ситуаций, когда система уже запущена, а сотрудники не понимают новых процессов или ожидают от решения того, для чего оно изначально не предназначалось.

“

Очень часто мы видим, что проект продвигает один вовлеченный сотрудник, которому приходится в одиночку отстаивать необходимость внедрения. Для успешного проекта важно заранее договориться, кто отвечает за HR-процессы, кто — за техническую часть, а кто — за вопросы безопасности.

— Юлия Игнатова, эксперт продукта (e-staff)

Общий вывод

Участники проекта смотрели на внедрение HR-системы с разных сторон, но пришли к общему выводу: результат автоматизации во многом определяется тем, насколько последовательно компания проходит все этапы подготовки и внедрения.

Перед запуском проекта важно:

Погрузиться в специфику сферы автоматизации

Разобраться в возможностях современных решений, подходах к цифровизации HR-процессов и повысить цифровую грамотность участников проекта.

Проработать HR IT-стратегию компании

Определить, какие бизнес-задачи должна решать система, как она будет связана с развитием HR-функции и какие результаты будут считаться успешными.

Выстроить и подготовить процессы

До автоматизации важно описать текущие процессы, определить зоны ответственности, найти узкие места и понять, какие изменения действительно необходимы.

Сформировать требования и провести анализ рынка

Подготовить требования к будущему решению, в идеале — оформить их в виде технического задания, и выбирать платформу с учетом специфики компании и ее задач.

Внедрить и интегрировать выбранную платформу, обеспечить поддержку

Настроить систему под реальные процессы бизнеса, интегрировать необходимые инструменты и подготовить инфраструктуру для дальнейшей работы.

Организовать управление изменениями и успешный запуск

Вовлечь пользователей, выстроить коммуникацию, определить контрольные точки и сопровождать команду на этапе перехода к новым процессам.

Важно заранее определить, на каких этапах проекта будут проводиться контрольные срезы: где команда движется по плану, где появляются задержки, а где результаты уже превышают ожидания. Такой подход помогает вовремя замечать сложности и поддерживать участников проекта.

Каждый из этих этапов влияет на итоговый результат, поэтому попытка перепрыгнуть через один из них может создать дополнительные риски. Последовательное движение небольшими шагами позволяет компании перейти от идеи автоматизации к устойчивому процессу, который действительно помогает бизнесу и HR-команде.

18 июня 2026