КЭДО (кадровый электронный документооборот)

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — работа с кадровыми документами через электронную систему. HR отправляет сотруднику документ, сотрудник знакомится с ним или подписывает его онлайн, а готовый экземпляр остается в системе. Так можно работать с трудовыми договорами, дополнительными соглашениями, заявлениями, уведомлениями и другими документами, которые разрешено вести в электронном виде.

Для HR-команды кадровый документооборот — ежедневный маршрут: подготовить документ, передать сотруднику, дождаться подписи, проверить возврат и сохранить экземпляр так, чтобы потом быстро его найти. С ростом штата, появлением филиалов и удаленных сотрудников таких маршрутов становится больше.

КЭДО переносит эту работу в электронную среду. Кадровик создает документ, сотрудник получает и подписывает его через систему, а HR видит текущий статус и понимает, где требуется следующее действие.

Например, новый сотрудник выходит на работу дистанционно. Кадровая служба может направить ему трудовой договор и документы для ознакомления через КЭДО. После подписания они остаются в системе: кадровику не приходится ждать курьера или собирать бумажные экземпляры из разных офисов.

Трудовой кодекс называет этот процесс электронным документооборотом в сфере трудовых отношений. Основные правила собраны в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. Компания сама решает, нужен ли ей КЭДО, какие документы в него включить и какие группы сотрудников подключить.

Работать можно через платформу «Работа в России» или через информационную систему работодателя. Это может быть собственный сервис компании или решение внешнего разработчика, которое отвечает требованиям ТК РФ.

Чаще всего КЭДО связывают с электронным трудовым договором. На практике через него можно провести гораздо больше повседневных операций кадровой службы.

В КЭДО могут работать:

• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения;
• уведомления;
• заявления сотрудников;
• ознакомление с локальными нормативными актами;
• другие связанные с работой документы, для которых разрешена электронная форма.

Какие именно документы уйдут в систему, компания решает до запуска и закрепляет во внутренних правилах.

Например, если HR переводит в КЭДО заявления на отпуск, сотрудник отправляет заявление в системе, там же можно увидеть его дальнейший статус. Дополнительное соглашение кадровик готовит и направляет сотруднику по тому же принципу.

Несколько видов документов работают по другим правилам. Через обычный порядок КЭДО по статьям 22.1–22.3 ТК РФ не проводят приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Отдельно регулируются трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности.

Для HR это означает простую вещь: перед внедрением стоит разложить кадровый документооборот по типам. Сразу станет видно, что можно перенести в систему, что останется за ее пределами и где кадровикам придется работать в двух форматах.

Кадровый специалист готовит документ в системе: выбирает шаблон, заполняет сведения, проверяет содержание и отправляет сотруднику.

Если КЭДО связан с HRIS или кадровой программой, часть информации может попадать в документ автоматически. Это особенно удобно при большом штате, когда кадровики постоянно работают с одними и теми же данными сотрудников.

Сам документ от перехода в электронный формат проще по содержанию не становится. HR по-прежнему проверяет ФИО, должность, даты, условия и остальные сведения перед отправкой.

Сотрудник открывает документ в системе и выполняет нужное действие: знакомится с ним, подписывает или отправляет ответ.

HR при этом видит, что уже отправлено и получено, а где процесс остановился. Если десятки документов находятся в работе одновременно, такой контроль удобнее переписки и отдельных списков.

Для заявлений, уведомлений и сообщений сотрудника в ТК РФ есть отдельное правило: если они отправлены через предусмотренный КЭДО канал, работодатель считается получившим их на следующий рабочий день. Для HR это важно при процессах со сроками, например при отдельных заявлениях сотрудника.

В КЭДО нет одной электронной подписи для всех случаев. Требования зависят от документа, системы и от того, кто подписывает его — компания или сотрудник.

Например, если трудовой договор оформляют через информационную систему работодателя, работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись — УКЭП. Для сотрудника закон разрешает несколько видов усиленной электронной подписи.

С документами, где требования мягче, вариантов больше. В некоторых случаях сотрудник может использовать простую электронную подпись, если компания правильно оформила правила ее применения.

HR-команде необязательно каждый раз разбираться в этих требованиях заново. При запуске можно составить таблицу: вид документа, подпись работодателя, подпись сотрудника и маршрут в системе. Затем по ней настраивают типовые процессы.

Готовые документы хранят электронно в течение положенного для них срока. Работодатель отвечает за то, чтобы они сохранились и при необходимости их можно было получить.

Поэтому для HR важен весь будущий архив. Стоит проверить, насколько быстро в системе находится договор пятилетней давности, можно ли выгрузить документы вместе с данными о подписях и что произойдет с архивом при смене поставщика.

Если эти вопросы оставить на потом, проблема обычно появляется тогда, когда документов уже тысячи.

Сначала полезно выписать реальные операции HR: прием сотрудника, изменение условий работы, отпуска, ознакомление с внутренними документами, переводы, увольнение, запросы справок и копий.

Для каждого процесса можно отметить документы, участников и нынешний маршрут. После этого проще понять, где КЭДО действительно сократит ручную работу и какие процессы пока придется оставить в прежнем виде.

Для КЭДО можно использовать «Работу в России» или систему работодателя.

При выборе коммерческого сервиса HR стоит смотреть на повседневные вещи: какие документы он поддерживает, какие электронные подписи работают, видно ли статус каждого документа, удобно ли искать информацию и пользоваться сервисом с телефона.

Отдельный вопрос — интеграции. Если данные сотрудника уже есть в HRIS или кадровой программе, разумно передавать их в КЭДО автоматически. Повторный ручной ввод дает кадровику дополнительную работу и создает еще одно место для ошибки.

До запуска компания определяет, как именно будет работать КЭДО. Нужно выбрать систему, список документов и сотрудников, которых подключат, назначить дату запуска и заранее уведомить работников.

Все это закрепляют локальным нормативным актом. ТК РФ также позволяет установить внутренний порядок: например, сроки ознакомления с документами, инструктаж сотрудников и ситуации, когда компания временно использует бумагу.

Если в компании есть выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение учитывают по установленной законом процедуре.

Для работников, у которых был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, переход на КЭДО требует письменного согласия. Человек может отказаться и позднее изменить свое решение.

Для тех, кто начал трудовую деятельность уже после этой даты и до нее стажа не имел, отдельное согласие не требуется.

HR важно объяснить сотрудникам эту часть простыми словами: какой документооборот вводит компания, где будут появляться документы и что изменится лично для человека. Если сотрудник вправе отказаться и делает это, связанные с работой документы ему продолжают предоставлять на бумаге. Такой отказ не может стать причиной увольнения или отказа в приеме на работу.

Расходы на получение электронной подписи сотрудником, если она ему нужна и ее еще нет, несет работодатель. Уже имеющуюся собственную УКЭП сотрудник тоже может использовать.

Перед общим запуском полезно выбрать несколько типовых сценариев. Например, оформить новичка, отправить дополнительное соглашение, принять заявление сотрудника и найти готовый документ в архиве.

Так HR увидит процесс глазами обеих сторон. Может оказаться, что кадровику приходится повторно вводить данные, сотрудник не понимает уведомление, а руководитель пропускает свой этап согласования.

После такого теста проще поправить маршрут и уже затем подключить остальные подразделения.

Самое заметное изменение — HR меньше времени тратит на поиск состояния документа. В системе можно увидеть, что уже отправлено, что подписано и где требуется действие сотрудника или коллеги.

Для компании с филиалами электронный маршрут также сокращает физическую пересылку документов. Сотруднику из другого города не нужно приезжать в офис только ради части кадровых процедур.

Больше возможностей появляется при интеграции КЭДО с HRIS, HR-платформой или корпоративным порталом. Данные о человеке уже находятся в HR-среде компании, поэтому их можно использовать в связанных процессах и уменьшить количество ручного переноса.

Статусы документов дают HR и еще один источник информации о процессе. Если дополнительное соглашение обычно подписывают за день, а документы определенного подразделения постоянно лежат неделю, можно проверить сам маршрут и найти причину задержки.

Полного перехода всех кадровых документов в одну систему может не получиться. Закон исключает отдельные документы, а некоторые сотрудники вправе отказаться от КЭДО.

Поэтому HR-команде нужен понятный маршрут для каждого случая. Иначе кадровик будет каждый раз вручную выяснять, кому отправить документ электронно, а кому подготовить бумажный экземпляр.

При настройке КЭДО можно запутаться в сокращениях УКЭП, УНЭП и ПЭП. Кадровику в ежедневной работе удобнее ориентироваться на готовое правило для конкретного документа.

Такую схему лучше составить вместе с юристами на этапе внедрения, а затем настроить ее внутри системы.

После запуска количество документов быстро растет. Через несколько лет HR будет работать уже с большим электронным архивом.

До выбора сервиса стоит проверить поиск, выгрузку, сохранение сведений о подписи и перенос документов. Эти функции редко заметны во время демонстрации продукта, зато постоянно нужны кадровой службе после запуска.

Если сотрудник не может найти документ или разобраться с подписью, он пишет кадровику. При сотнях работников даже небольшая сложность превращается в поток одинаковых обращений.

Поэтому хороший запуск КЭДО включает короткие инструкции и понятные уведомления. Сотруднику достаточно знать, где появился документ, что с ним сделать и куда обратиться, если что-то не работает.