Кейс «Аистсофт»
Как в «Аистсофт» перестроили работу с e-staff и сделали рекрутинг прозрачным и управляемым
В проекте автоматизации главное — иметь в виду, что с внедрения системы всё только начинается. В «Аистсофт» это поняли вовремя и полностью перестроили работу с e-staff. Рассказываем, как команда наладила коммуникацию между рекрутерами, стандартизировала воронку, настроила работу с кандидатами из разных стран и теперь управляет наймом в два клика.
О компании
«Аистсофт» — международная IT-компания, которая разрабатывает программные решения для b2b-сегмента под брендом Altenar. Основная команда работает в России, при этом компания активно нанимает сотрудников и за рубежом — в Европе (Мальта, Греция, Великобритания) и Латинской Америке.
В штате — более 760 человек, из них 250 работают в России. За 2024 год команда выросла на 37%, а в текущем — уже на 27%. Компания подбирает не только разработчиков, тестировщиков и DevOps-инженеров, но и специалистов других профилей: HR-менеджеров, юристов, маркетологов и финансистов.
Подбор ведёт команда из восьми рекрутеров, которая обеспечивает от 15 до 25 новых наймов в месяц.
Подбор ведёт команда из восьми рекрутеров, которая обеспечивает от 15 до 25 новых наймов в месяц.
С чем столкнулись?
Исходная ситуация в подборе
e-staff внедрили в компании ещё в 2020 году — тогда инструмент помогал просто учитывать кандидатов и фиксировать статусы. Но с ростом команды и увеличением количества вакансий система перестала работать как единый центр управления.
Основные проблемы:
Основные проблемы:
- Данные о кандидатах вносились неполно, из-за чего люди терялись, а рекрутеры звонили одним и тем же соискателям.
- Проблемы с коммуникацией и обратной связью негативно сказывались на репутации компании.
- Статусы и этапы рекрутеры понимали по -разному, что приводило к разночтениям: одни использовали определённый статус для HR-скрининга, другие — для интервью с руководителем.
- Не было прозрачной и удобной аналитики: на формирование отчётности уходили силы и время нескольких сотрудников.
- Из-за разных юрисдикций (РФ и ЕС) возникали вопросы с хранением данных и доступом.
К началу 2023 года стало ясно, что без реорганизации работы с e-staff справляться дальше будет сложно.
На тот момент в «Аистсофт» рассматривали переход на другие ATS, но в результате решили продолжить работать с e-staff, потому что система оказалась наиболее сбалансированной и гибкой. Её можно адаптировать под процессы компании, интегрировать с внутренними инструментами, обеспечить работу с российской и европейской юрисдикциями и получить удобную аналитику. Важным фактором была и доступность по цене, особенно с учётом быстрого роста штата.
На тот момент в «Аистсофт» рассматривали переход на другие ATS, но в результате решили продолжить работать с e-staff, потому что система оказалась наиболее сбалансированной и гибкой. Её можно адаптировать под процессы компании, интегрировать с внутренними инструментами, обеспечить работу с российской и европейской юрисдикциями и получить удобную аналитику. Важным фактором была и доступность по цене, особенно с учётом быстрого роста штата.
Решение
Что сделали?
Команда подошла к оптимизации системно и перестроила весь процесс подбора.
01
Разделили базы по юрисдикциям
- Российская база уже хранилась в облаке в соответствии с ФЗ-152.
- Европейскую базу вывели на сервер в ЕС с соблюдением GDPR.
02
Настроили стабильный удалённый доступ
Как раз в это время произошёл массовый переход сотрудников на удалённый режим. Чтобы повысить стабильность работы, в компании получили статический IP-адрес и добавили его в white list — теперь система работает быстро даже при подключении вне офиса.
03
Стандартизировали воронку и статусы
Разработали чёткий порядок прохождения этапов и закрепили значения каждого статуса. На очереди — настройка скриптов, которые не позволяют перескакивать этапы.
04
Ввели обязательные поля
Теперь карточку кандидата нельзя сохранить без указания источника, страны и способа первичного контакта. Это повысило качество данных и упростило аналитику.
05
Добавили опросные формы для кандидатов
Так на этапе предварительного скрининга кандидатов фиксируются зарплатные ожидания, мотивация и источник отклика — данные используются для аналитики и оценки эффективности каналов.
06
Оптимизировали аналитику
С внедрением конструктора отчётов e-staff команда за минуту получает сводные данные по конверсии, источникам и причинам отказов. Также в компании автоматизировали сбор аналитики по бренду работодателя (например, узнаваемость и каналы привлечения кандидатов) для DevRel-специалиста. Эта информация используется, чтобы планировать активности для IT-комьюнити.
07
Автоматизировали новые процессы
Например, привязку кандидатов к рекрутинговым агентствам с указанием срока закрепления, чтобы избежать двойных выплат.
08
Обновили подход к обучению команды
В команде подготовили памятки, инструкции и видеоролики, провели обучающие созвоны. Теперь все рекрутеры работают по единым правилам и используют общую терминологию. Также появились регулярные собрания, на которых можно обсудить текущие проблемы и скорректировать процессы.
Итоги
Результаты и планы
- Отчёты готовятся за минуту, а не за два дня.
- Повышение качества и полноты данных — база кандидатов стала чистой и структурированной.
- Коммуникация внутри команды выстроена: все работают по единой логике и понимают статусы одинаково.
- Рекрутинг стал управляемым — можно видеть узкие места в воронке и оперативно реагировать.
- Соблюдение законодательства: две базы — российская и европейская — позволяют работать без юридических рисков.
- Данные стали инструментом развития — компания анализирует эффективность каналов и прогнозирует наём.
«Аистсофт» планирует продолжать развивать e-staff с акцентом на автоматизацию и удобство работы, в частности:
- Интегрировать вакансии с новым карьерным сайтом для России и Европы.
- Развивать адаптивные формы скрининга под разные юрисдикции.
- Автоматизировать деперсонализацию резюме в соответствии с ФЗ-152 и GDPR.
- Улучшать фильтрацию кандидатов по странам и ролям, чтобы сделать управление международной базой данных ещё более прозрачным и эффективным.
Советы тем, кто начинает автоматизацию подбора:
На основе опыта «Аистсофт» можно выделить несколько практических советов для тех, кто только начинает автоматизацию подбора с e-staff.
Согласуйте термины и инструкции заранее
Определите, что означает каждый этап и статус, чтобы вся команда работала единообразно и исключить разночтения.
Используйте обязательные поля максимально
Они помогают рекрутерам вводить все необходимые данные и снижают риск ошибок.
Автоматизируйте контроль этапов
Настройте скрипты, которые не позволят пропускать шаги воронки или менять порядок этапов произвольно.
Применяйте фиксированные варианты ответов
Это упрощает аналитику и предотвращает разрозненные записи одного и того же параметра.
Фиксируйте контакт с кандидатом
Каждый этап установления связи должен иметь результат: согласие, отказ или отсутствие связи.
Обучайте и поддерживайте команду регулярно
Используйте памятки, видеоуроки, презентации и совместные консультации.
Осваивайте скрытые функции и расширенные настройки
Это позволит адаптировать систему под реальные процессы компании.
Планируйте дополнительные поля для аналитики
Например, для фильтрации по странам, ролям, источникам или другим показателям, которые будут полезны в будущем.
Такой подход помогает сделать рекрутинг управляемым, прозрачным и аналитически подкреплённым даже при масштабном международном наборе.
Опыт «Аистсофт» показывает: автоматизация рекрутинга не ограничивается внедрением цифрового продукта — для этого нужно выстроить единую систему работы с кандидатами. Когда процессы, люди и инструмент движутся в одном направлении, рекрутинг становится по-настоящему эффективным.
Смотреть еще
Оставить заявку на демо