Какие данные и настройки нужны ATS, чтобы ускорять подбор

Поток кандидатов на разные позиции различается в разы. По словам менеджера проектов Михаила Трякина, на вакансию джуниора приходит 19 резюме, на позицию сеньора — 2,5. Одну вакансию рекрутер разгребает от переизбытка, другую собирает по крупицам, и обе он ведет одновременно.

Рекрутер разбирает этот поток по описанию вакансии. Когда требования, сроки, участники согласования и критерии отбора живут в переписке, он каждый раз восстанавливает их заново: уточняет вилку у заказчика, вспоминает, кого уже показывал, заново объясняет коллеге, почему кандидат не подошел.

Карточка вакансии решает эту задачу, когда в ней заполнены поля, к которым команда возвращается в работе. Откройте карточку проблемной вакансии и попробуйте восстановить ситуацию, не задавая вопросов коллегам. Если для понимания приходится искать письмо, сообщение в мессенджере и строку в таблице, процесс будет сложным даже при наличии автоматизированной системы.

• Требования и стоп-факторы. Требования есть в любой заявке. Стоп-факторы заказчики указывают редко, а зря: одна строка «не рассматриваем без опыта работы с оборудованием под давлением» уже снимает часть спорных резюме.
• Критерии оценки. Когда критерии зафиксированы в карточке, двое рекрутеров и заказчик сравнивают кандидатов по одному набору признаков. Без этого каждый оценивает по своему представлению, а расхождения всплывают в финале.
• Источник кандидата. Заполненный источник в карточке — один из основных способов оценить, какие площадки приносят наймы. Если эти данные заполнены неполно, анализ каналов становится менее точным.
• Причина отказа из справочника. Свободный комментарий «не подошел» не складывается в статистику. Фиксированный список причин помогает увидеть, на каких этапах проблемы возникают чаще — в требованиях, условиях или согласовании.

Отдельно от полей важна история действий. Она сохраняет контекст работы с кандидатом: кто перевел его на следующий этап, когда ушла обратная связь, по какой причине вакансию остановили.

Правила обработки дублей тоже относятся к настройке процесса. Проверка дублей при поступлении и импорте кандидатов помогает распознавать человека, который откликается через разные каналы, переходит на другую вакансию или возвращается через несколько месяцев. Это снижает риск искажения статистики по источникам и повторной работы с одним кандидатом.

Дополнительные поля и справочники в e-staff компания заводит под свои процессы и распределяет между разделами «Общие сведения» и «Доп. сведения», чтобы карточка не превращалась в анкету на два экрана.

В типовой настройке заявку с вакансией связывает конструктор форм. Компания собирает в нем свои варианты форм заявок, а после утверждения формы генерирует на ее основе описание вакансии: данные из полей заявки переносятся в дополнительные поля вакансии автоматически. Чем подробнее форма, тем меньше рекрутер уточняет у заказчика в переписке.

Дальше карточка подключается к остальной работе. Этапы и события можно настроить в воронке подбора: задает свой набор статусов, ограничивает срок нахождения кандидата в статусе и получает уведомление при просрочке. Отклики с подключенных источников могут поступать в эту же вакансию автоматически — способ передачи данных зависит от источника и настроенной интеграции. Когда кандидат переходит на статус оформления, система формирует оффер по шаблону, подставляя ФИО, должность и условия из карточки.

Описание вакансии в некоторых сценариях можно формировать с помощью ИИ-инструментов. Сгенерированный текст стоит править до публикации: заказчик подтверждает задачи и стоп-факторы, рекрутер убирает формулировки, под которые придет нерелевантный поток.

Учет заявок с настраиваемым документооборотом, интерфейс руководителя и API входят в тариф «Профессиональный»: проверьте свой тариф до того, как обещать заказчикам доступ.

Каждое новое поле кто-то заполняет. Прежде чем добавлять его, полезно ответить на два вопроса: какое решение без этого поля принять нельзя и как эти данные будут использоваться дальше — в отчете, фильтре, автоматизации, маршрутизации или интеграции. Поле, которое не проходит ни один из двух вопросов, будет заполняться формально и портить статистику.

Для полей, из которых вы потом строите аналитику, лучше работают фиксированные варианты ответа. Свободный ввод дает пять написаний одного и того же источника, и отчет приходится чистить руками.

Проверьте настройку процесса и карточек до того, как команда начнет в них работать:

• у каждого статуса есть конкретное событие и владелец следующего действия;
• обязательные и необязательные поля разделены осознанно;
• у справочников и методики отчетности назначен владелец;
• правила обработки дублей описаны;
• зафиксирован baseline по срокам и конверсии, с которым будете сравнивать;
• рекрутеры используют систему без регулярного возврата в параллельные таблицы и чаты;
• руководитель получает отчет без ручной сборки.

Расширение списка полей не решает проблему, если не выстроены статусы, ответственность, правила обработки дублей и контроль метрик. В этом случае нужно донастроить процесс, а не только форму.

«Аистсофт» — международная IT-компания, которая разрабатывает b2b-решения под брендом Altenar. В штате больше 760 человек, из них 250 в России, наем идет также в Европе и Латинской Америке. Восемь рекрутеров закрывают 15-25 наймов в месяц.

С e-staff компания работает с 2020 года; поначалу платформа использовалась для учета кандидатов. С ростом команды прежние правила работы в e-staff перестали обеспечивать единый процесс: данные вносились неполно, из-за чего рекрутеры звонили одним и тем же людям; статусы понимались по-разному — один сотрудник обозначал ими HR-скрининг, другой интервью с руководителем; на подготовку отчетности уходило время нескольких человек. После стандартизации воронки, обязательных полей и форм e-staff снова стал единым инструментом управления подбором.

К 2023 году в компании рассматривали переход на другую ATS, но остались на e-staff из-за гибкости настройки и возможности работать с двумя юрисдикциями. Команда стандартизировала воронку и закрепила значение каждого статуса, ввела обязательные поля — карточку кандидата нельзя сохранить без источника, страны и способа первичного контакта, — добавила опросные формы, которые фиксируют зарплатные ожидания и мотивацию на предварительном скрининге, и собрала отчеты в конструкторе.

Результат по отчетности: сводные данные по конверсии, источникам и причинам отказов команда получает за минуту, тогда как раньше отчет готовился два дня. База стала структурированной, рекрутеры работают по единой терминологии, а узкие места в воронке видны сразу.

В «Аистсофт» советуют закладывать поля под будущую аналитику заранее: страну, роль, источник — все, по чему команда позже будет фильтровать базу. Поле, добавленное к системе, где уже накопились тысячи карточек, придется дозаполнять руками.

07 октября 2026