КЭДО в HR: что это и зачем вам нужно внедрять его уже сейчас?

Электронный документооборот (КЭДО) давно перестал быть просто «удобной альтернативой бумаге» — сегодня это обязательное условие для многих компаний и мощный инструмент для HR. Разберём, что такое КЭДО, какие преимущества он дает HR-отделу, в каких случаях без него не обойтись и как подготовиться к внедрению.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровая платформа для создания, подписания, хранения и обмена документами внутри компании.

Какие HR-документы можно перевести в КЭДО?

• Трудовые договоры и допсоглашения
• Приказы (о приеме, увольнении, отпусках, командировках)
• Кадровые отчеты и формы (личные карточки, штатное расписание)
• Больничные листы (ЭЛН) и справки
• Внутренние регламенты и инструкции

1. Ускорение процессов в 3–5 раз

• Больше не нужно ждать «живых» подписей руководителей — всё согласуется онлайн.
• Новый сотрудник может подписать договор удалённо до первого рабочего дня.

2. Снижение количества ошибок и потерь документов

• Все версии документов хранятся в системе (никаких "потерянных" приказов).
• Автоматические напоминания о сроке действия договоров (например, срочных трудовых).

3. Экономия до 70% времени на рутинные операции

• Шаблоны документов заполняются автоматически (например, приказы на отпуск).
• Интеграция с бухгалтерией (данные из приказов сразу попадают в 1С).

4. Поддержка удаленной работы

• Сотрудники могут подписывать документы из любой точки мира.
• HR-специалисты работают с документами без привязки к офису.

5. Соответствие закону и избежание штрафов

• С 2023 года электронные трудовые договоры (ЭТД) стали обязательными для удаленных работников.
• С 2024 года ФНС активно штрафует за отсутствие электронных счетов-фактур (для HR это важно при оформлении подрядчиков).

✅ Вы нанимаете удалённых сотрудников — по закону их трудовые договоры должны быть электронными.
✅ Компания работает с госструктурами — например, участвует в закупках по 44-ФЗ.
✅ Штат более 50 человек — ручное управление документами становится неэффективным.
✅ Есть филиалы в разных городах — КЭДО упрощает согласование документов между офисами.

Пример:

Компания с 200 сотрудниками тратила 20 часов в неделю на подготовку и согласование кадровых документов. После внедрения КЭДО время сократилось до 5 часов.

• Шаг 1. Определите, какие процессы автоматизировать в первую очередь

Начните с массовых операций: приёма/увольнения, отпусков, больничных.

• Шаг 2. Выберите систему

На рынке представлено множество решений, основные критерии выбора:

Масштабируемость
Подходит ли система под размер компании
Юридическая значимость
Поддержка ЭП (электронной подписи)
Интеграции
Совместимость с 1С, CRM, почтой
Удобство
Интуитивный интерфейс для сотрудников
Стоимость
Лицензия, облачный или коробочный вариант

• Шаг 3. Настройте электронную подпись (ЭП)

Руководитель и HR-директор должны иметь квалифицированную ЭП.

• Шаг 4. Создайте шаблоны документов

Заранее подготовьте формы приказов, договоров и других часто используемых документов.

• Шаг 5. Проведите обучение сотрудников

Организуйте инструктаж для HR-отдела и руководителей.

• Шаг 6. Запустите пилотный проект

Протестируйте систему на одном процессе (например, приёме на работу).

Если ваш HR-отдел до сих пор работает с бумажными документами, вы:

❌ Теряете время на рутину
❌ Рискуете получить штраф за несоблюдение закона
❌ Усложняете жизнь себе и сотрудникам

Внедрение КЭДО занимает 1–2 месяца, но окупается уже в первые полгода за счёт экономии времени и снижения ошибок. Начните с малого — автоматизируйте самые рутинные процессы, и вы сразу увидите результат!

Совет: Если нет ресурсов на полноценное внедрение, начните с облачных решений — они требуют минимальных затрат на старте.

03 апреля 2025