«Вакансия закрыта»: как правильно сообщить соискателю об отказе

Отправка писем об отказе — отнюдь не формальность, а важная часть работы рекрутера. Даже если кандидат не подошел, грамотная коммуникация сохраняет репутацию компании и оставляет позитивное впечатление у соискателей. Разберем, зачем нужно писать отказные письма, как их правильно составлять и каких ошибок избегать.

Многие HR-специалисты пренебрегают отправкой отказов, особенно когда кандидатов много. Но обратная связь важна по нескольким причинам:

✅ Поддержание employer brand

Кандидат, получивший вежливый отказ, с большей вероятностью останется лоялен к компании. В будущем он может снова откликнуться на вакансию или порекомендовать работодателя знакомым.

✅ Уважение к времени соискателя

Человек потратил силы на подготовку резюме, тестовые задания или собеседование. Молчание воспринимается как неуважение.

✅ Снижение негатива в соцсетях и на рекрутинговых платформах

Неудовлетворенные кандидаты часто пишут гневные отзывы в сети. Корректный отказ минимизирует этот риск.

✅ Возможность для будущего сотрудничества

Сегодня кандидат не подошел, но через год может получить нужный опыт. Если он остался в HR-базе и получил вежливый отказ, его будет проще пригласить снова.

Хорошее письмо должно быть кратким, дружелюбным и персонализированным. Оптимальная структура:

• Персональное обращение (не «Уважаемый кандидат», а «Уважаемый Иван»)
• Благодарность за участие в отборе
• Тактичный отказ (без излишней детализации причин)
• Оставление двери открытой (если кандидат сильный)
• Пожелание успехов

❌ Конкретные причины отказа (если кандидат не просил feedback)
❌ Шаблонные фразы без персонализации («Вы нам не подходите»)
❌ Обещания без намерения их выполнять («Обязательно позовем вас в следующий раз»)
❌ Негативные формулировки («У вас недостаточно опыта»)

Отправка отказов — это часть HR-стратегии. Даже короткое, но вежливое письмо укрепляет employer brand и снижает риски негативных отзывов.

Главное правило: Относитесь к кандидатам так, как хотели бы, чтобы относились к вам.

05 августа 2025