Кейс Novaroll
Как Novaroll перевел подбор персонала в единое цифровое пространство
За несколько лет роста группа компаний Novaroll столкнулась с типичными для крупных распределенных организаций проблемами: данные о кандидатах хранились разрозненно, аналитика собиралась вручную, а коммуникация между рекрутерами и заказчиками велась через почту и Excel.
В рамках масштабной HR-трансформации компания решила пересмотреть подход к подбору персонала и внедрить единую систему для работы с вакансиями, кандидатами и аналитикой.
В рамках масштабной HR-трансформации компания решила пересмотреть подход к подбору персонала и внедрить единую систему для работы с вакансиями, кандидатами и аналитикой.
О компании
Novaroll — российская группа компаний, выпускающая транспортную и потребительскую упаковку, а также решения для химической и строительной отраслей. В структуре бизнеса представлены различные направления деятельности и широкий спектр профессий: от производственного персонала и ехнологов до специалистов по продажам и управлению.
Предпосылки
Масштаб проекта
Проект затрагивал не только подбор персонала, но и более широкий контур HR-трансформации. Среди особенностей проекта:
- Распределенная команда рекрутеров по регионам России и Беларуси
- Около 20 рекрутеров в группе компаний
- Порядка 30 юридических лиц
- Необходимость консолидации данных из 17 различных систем 1С
- Одновременное внедрение нескольких HR-модулей в рамках единой программы автоматизации
Проект реализовали вместе с ЭКОПСИ, партнером-интегратором e-staff. В команду вошли представители HR, IT и смежных подразделений. В разные периоды в работе участвовали около 12 специалистов.
С чем столкнулись?
Цели и задачи
К моменту старта проекта подбор персонала в Novaroll опирался на набор разрозненных инструментов. Аналитика по вакансиям велась в Excel, резюме кандидатов хранились на компьютерах рекрутеров, а большая часть взаимодействия между заказчиками и HR-командой происходила по электронной почте. При росте компании такой подход усложнял контроль процессов, затруднял обмен информацией и ограничивал возможности для анализа данных.
Дополнительным фактором стала неоднородность бизнесов внутри группы компаний. Различные подразделения использовали собственные практики работы, а расширение бизнеса требовало более унифицированного подхода к подбору и управлению данными.
Задачи проекта
- Сформировать единую базу кандидатов
- Создать единое информационное пространство для рекрутеров и заказчиков
- Повысить прозрачность процессов подбора
- Получить инструменты для аналитики и управления подбором
- Сократить объем ручных операций
- Снизить сроки закрытия вакансий
- Поддержать дальнейшее развитие компании за счет более управляемых HR-процессов
Решение
Почему выбрали e-staff?
По словам участников проекта, компании требовался инструмент, который позволил бы объединить работу рекрутеров и заказчиков, вести единую базу кандидатов, собирать аналитику и поддерживать необходимые сценарии настройки процессов, в том числе кастомные.
Преимуществом стал практический опыт работы руководителя проекта с системой на предыдущем месте работы. Это помогло быстрее определить приоритетные сценарии использования и учесть ожидания будущих пользователей еще на этапе проектирования.
Преимуществом стал практический опыт работы руководителя проекта с системой на предыдущем месте работы. Это помогло быстрее определить приоритетные сценарии использования и учесть ожидания будущих пользователей еще на этапе проектирования.
Решение
Запуск проходил поэтапно:
Анонс проекта для руководителей и сотрудников
Подготовка инструкций для рекрутеров и заказчиков
Обучение рекрутеров в несколько этапов
Перенос активных вакансий и накопленных данных
Пилотное обучение заказчиков
Доработка настроек по результатам тестирования
Массовое обучение заказчиков
Переход на работу в e-staff
Особое внимание уделялось коммуникациям и обучению.
Отдельным направлением стала настройка новой схемы взаимодействия с кандидатами:
Отдельным направлением стала настройка новой схемы взаимодействия с кандидатами:
Отклик → чат-бот → e-staff → заказчик → рекрутер
Благодаря этому рекрутеры получали кандидатов, которые уже прошли предварительное рассмотрение со стороны заказчика.
Результат
Что получилось
После запуска e-staff заказчики получили возможность участвовать в процессе подбора в рамках единой системы: создавать заявки, просматривать резюме, принимать решения по кандидатам и оставлять комментарии. Вся история взаимодействия стала доступна участникам процесса в одном месте, что упростило коммуникацию и повысило прозрачность работы над вакансиями.
Для рекрутеров система стала единым рабочим инструментом для ведения вакансий, работы с кандидатами и формирования отчетности. Вместо нескольких разрозненных источников информации появился централизованный контур работы с данными, а аналитика стала доступна непосредственно в системе.
Кроме стандартных отчетов команда получила возможность формировать собственные аналитические разрезы под задачи бизнеса.
Для рекрутеров система стала единым рабочим инструментом для ведения вакансий, работы с кандидатами и формирования отчетности. Вместо нескольких разрозненных источников информации появился централизованный контур работы с данными, а аналитика стала доступна непосредственно в системе.
Кроме стандартных отчетов команда получила возможность формировать собственные аналитические разрезы под задачи бизнеса.
Итоги и результаты в цифрах
Помимо количественных показателей компания получила инструменты для регулярного анализа сроков закрытия вакансий, эффективности рекрутеров, показателей воронки подбора и результатов по отдельным юридическим лицам и направлениям бизнеса.
Заключение
Советы компаниям, которые планируют автоматизацию подбора
Опыт Novaroll показывает, что успешное внедрение зависит во многом от подготовки проекта:
- Сначала опишите и согласуйте процессы.Уже потом переходите к автоматизации.
- Вовлекайте HR, IT и будущих пользователей с самого начала.Чтобы избежать доработок на поздних этапах.
- Тестируйте систему на пилотной группе.И собирайте обратную связь перед масштабным запуском.
- Фиксируйте договоренности, сроки и зоны ответственности.Чтобы сохранить управляемость проекта и преемственность команды.
- Не прекращайте сопровождение после запуска.Первые месяцы помогают закрепить новые процессы и повысить качество работы с системой.
Смотреть еще
Оставить заявку на демо