Примеры писем с отказом кандидату: как правильно сообщить о негативном решении

Отказ соискателю — это не формальность, а важный элемент профессионального HR-брендинга. Правильно составленное письмо сохраняет положительное впечатление о компании и оставляет дверь открытой для будущего сотрудничества. В этой статье разберём, как грамотно писать отказные письма на разных этапах подбора, приведём конкретные примеры и укажем на частые ошибки.

🔍 Если вам интересно, зачем вообще отправлять такие письма, прочитайте нашу статью: «Вакансия закрыта»: как правильно сообщить соискателю об отказе.

Хорошее письмо с отказом должно быть:

✅ Персонализированным — обращение по имени и, по возможности, отсылка к конкретной вакансии.
✅ Вежливым — без резких формулировок, с благодарностью.
✅ Кратким, но информативным — не нужно расписывать детали, если кандидат не запрашивал обратную связь.
✅ Оставляющим возможности — можно предложить оставаться в кадровом резерве.

1. Отказ после рассмотрения резюме

(Когда кандидат только отправил резюме, но не дошёл до собеседования)

Тема: Ответ по вакансии [Название]

Уважаемый(ая) [Имя],

Благодарим вас за интерес к нашей компании и за то, что поделились своим резюме. Мы внимательно изучили вашу кандидатуру, но, к сожалению, не можем предложить дальнейшее участие в отборе.

Ваши данные останутся в нашей базе, и если появится подходящая возможность, мы с вами свяжемся.

Желаем успехов в поиске работы!

С уважением,

[Ваше имя]

[Название компании]

2. Отказ после собеседования

(Когда кандидат прошёл интервью, но не был выбран)

Тема: Результаты собеседования по вакансии [Название]

Добрый день, [Имя]!

Спасибо за время, которое вы уделили встрече с нами. Было приятно познакомиться и узнать больше о вашем профессиональном опыте.

После обсуждения с командой мы приняли решение остановиться на другом кандидате, чей профиль более точно соответствует текущим задачам.

Ваше резюме мы сохраним и обязательно рассмотрим в будущем, если появится подходящая вакансия.

Желаем вам успехов в карьере!

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

[Название компании]

3. Отказ после тестового задания

(Когда кандидат выполнил тест, но не прошёл дальше)

Тема: Результаты тестового задания по вакансии [Название]

Здравствуйте, [Имя],

Благодарим вас за выполнение тестового задания — мы оценили ваши усилия и подход к решению задачи.

К сожалению, мы не можем продолжить сотрудничество по данной вакансии, но будем рады рассмотреть вашу кандидатуру в будущем.

Спасибо за интерес к нашей компании!

С уважением,

[Ваше имя]

[Название компании]

❌ Конкретные негативные формулировки

• «У вас недостаточно опыта для этой роли»
• «Мы выбрали кандидата, чей опыт более точно соответствует нашим текущим задачам»

❌ Излишние подробности без запроса

Если кандидат не просил фидбек, не стоит расписывать, почему именно его не взяли.

❌ Шаблонные фразы без персонализации

• «К сожалению, вы нам не подошли»
• «После рассмотрения вашей кандидатуры мы приняли решение…»

❌ Ложные обещания

Не стоит писать «Мы обязательно вам напишем в следующий раз», если не уверены, что это произойдёт.

Отказные письма — это не просто вежливость, а часть профессионального HR-подхода. Они помогают:

• Поддерживать позитивный имидж компании
• Снижать количество негативных отзывов
• Оставлять сильных кандидатов в кадровом резерве

Главное правило: Даже короткое, но тёплое письмо лучше, чем молчание.

05 августа 2025